هدف گزيني و برنامه ريزي در سازمان هاي بازرگاني
(برنامه ریزی)
محقق : مهدی صادقی کارشناس فناوری اطلاعات
مقدمه
مديريت عضوي از يك نهاد است و نهاد خواه يك شركت خصوصي بازرگاني و يا يك اداره دولتي به نوبه خود عضوي از يك جامعه است. نهادها براي ارائه ي خدمات خاصي تشكيل مي‌گردند تا سهمي در رفاه جامعه داشته باشند و بنابراين بايد وظايف اجتماعي خاصي را انجام دهند.
مديريت را كاملاً نمي توان درك نمود مگر در ارتباط با ابعاد عملكردي اش وتوقعاتي كه از آن درباره عملكرد انتظار مي رود. وظايف مديريت علت وجودي و تعيين كننده كارهايش و پايه اختيارات و مشروعيتش است. بنابراين مديريت را بايد از طريق وظايفش تعريف نمود. در راس اين وظايف برنامه ريزي است. در محيط هاي بازرگاني كنوني مديران همزمان با سه چالش در برنامه ريزي روبرويند:
اول اين كه، آن ها بايستي تلاش نمايند تا از گذشته درس بگيرند. بسياري از اموري كه درگذشته درست يا اشتباه انجام گرفته اند مي توانند در حال حاضر راهنمايي براي انجام دادن كارهاي فعلي باشند.
دوم اين كه، مديران مي بايستي با گوش و چشم باز به دقت علايم و نشانه هاي حال حاضر را زير نظر داشته باشند. مانند نشانه هايي از رقبا، مشتريان و قوانين و مقررات دولتي. محيط هاي بازرگاني امروز پويا هستند. برمديران واجب است كه برنامه هايشان را انعطاف پذيرتر طراحي نمايند تا در آينده بتوانند به تغييرات واكنش نشان دهند.
و سوم اين كه، مديران بايد درباره آينده فكر نموده و برنامه بريزند. تركيب همزمان اين سه ديدگاه متفاوت زماني است (گذشته، حال و آينده) كه برنامه ريزي را يكي از چالش انگيزترين وظايف مديريتي ساخته است و ساير وظايف مديران را تحت تاثير قرار مي دهد.
برنامه ريزي[1]
يكي از ضروري ترين وظايف مديران براي خلق محيط سازماني كه در آن علمكرد اعضا سازمان ثمربخش مي گردد اين است كه ابتدا اطمينان حاصل نماييد همه اعضا سازمان نخست رسالت سازمان وسپس اهداف گروه كاري و نيز روش هاي دست يافتن به آن ها را كاملاً درك نموده اند. تلاش هاي گروهي هنگامي ثمربخش مي گردند كه همه بدانند براي چه منظور و مقصودي كار مي كنند. اين كار، برنامه ريزي است. يكي از اساسي ترين وظايف مديريتي. برنامه ريزي يا انتخاب اهداف و روش هاي دست يافتن به آن ها آغاز مي گردد، بنابراين شامل تصميم گيري است. برنامه ريزي رويكردي است منطقي براي تحقق اهدافي كه از قبل مشخص شده اند. همچنين برنامه ريزي ارتباط تنگاتنگي با ابتكار مديريتي[2] دارد.
برنامه ريزي پلي است ميان شرايط فعلي و شرايط آتي مورد نظر.
برنامه ريزي باعث وقوع مسائلي مي شود كه در غياب آن امكان بروز آن ها وجود ندارد. با وجودي كه به ندرت مي توانيم آينده را به طور دقيق پيش گويي نماييم و با وجودي كه عوامل خارج از كنترل سازمان هر نوع برنامه اي را تحت شعاع قرار مي دهند اما اگر برنامه اي نداشته باشيم به اين معني است كه همه چيز را به شانس وا قبال سپرده ايم.
برنامه ريزي يك فرايند فكري است و لازم اين است كه با آگاهي اقدامات آينده سازمان را مشخص نموده و تصميمات را بر پايه اهداف، ملزومات و برآوردها اتخاذ نماييم.
ماهيت برنامه ريزي[3]
ماهيت ذاتي برنامه ريزي با بررسي چهار ويژگي اصلي اش روشن مي شود: 1- سهم آن در آرمان و اهداف سازمان، 2- اولويت آن در ميان وظايف مديران، 3- فراگير بودن و 4- كارآمدي برنامه ها.
1- سهم برنامه ريزي براي آرمان و اهداف
در واقع هر برنامه جامع سازماني و برنامه هاي پشتيبانيش روشهاييند كه دست يافتن به آرمان و اهداف سازمان را ميسّر مي سازند. برنامه ريزي واژه اي است كه از ماهيت يك نهاد سازمان يافته سرچشمه گرفته است. يك نهاد سازمان يافته هنگامي شكل مي گيرد كه گروه‌هايي از طريق همكاري تعبدي براي رسيدن به اهداف معيني با يكديگر كار مي كنند. نقش برنامه ريزي در اينجا ارايه روش ها و اقدماتي است كه بايد انجام گيرند تا تحقق به اهداف ميسّر گردد.
2- اولويت برنامه ريزي[4]
با توجه به نمودار 1-1 از آن جايي كه عمليات مديريتي در وظايف سازماندهي ، رهبري و كنترل به گونه طراحي مي گردند تا به تحقق اهداف سازمان كمك كنند، قاعدتاً انجام برنامه ريزي با توجه به ماهيت آن از ساير وظايف مديريتي در اولويت قرار مي گيرد. هر چند در عمل همه وظايف مديريتي در غالب سيستمي از اقدامات با يكديگر ادغام مي گردند لكن برنامه ريزي منحصر به فرد است زيرا كار و تلاش گروهي را هدفمند مي سازد.
علاوه بر اين پس از آن كه مديران برنامه ريزي نمودند سپس مي توانند تشخيص دهند چه نوع از ارتباطات سازماني و صلاحيت هايي مورد نيازند و چگونه كاركنان هدايت شوند و نيز چه روش هايي كنترلي مي بايستي اعمال گردند. و البته مديران با پيروي از اصول كلي برنامه ريزي مي توانند ديگر وظايف مديريتي را با اثربخشي و كارآيي انجام دهند.
چه ساختار سازماني بايد داشته باشيم
كمك مي كند تا بدانيم
اثر می گذار بر شيوه رهبري
چگونه با بيشترين اثربخشي افراد را رهبري كنيم
به منظور تضمين موفقيت برنامه ها
به وسيله تهيه معيارهاي كنترل
چه نوع افرادي نيازمنديم
برنامه ها
اهداف و
چگونگي تحقق آن‌ها
ضرورت براي تصميم گيري
نمودار 1-1. برنامه ها به عنوان پايه و اساس مدیریت
برنامه ريزي و كنترل وظايفي اند كه از يكديگر جدا ناپذيرند. اين دو را دوقلوهاي سيامي[5] يا دوقلوهاي به هم چسبيده مديريت مي خوانند (نمودار 2-1).
برنامه های جدید
هيچ گونه انحراف ناخواسته از برنامه‌ها
اعمال كنترلمقايسه برنامه ها با نتايج
اجراء برنامه ها
برنامه ريزي
اقدامات اصلاحي
نمودار 2-1. رابطه نزديك برنامه ريزي و كنترل
هر سعي و تلاش براي اعمال كنترل چنان چه بر پايه برنامه ها و اهداف از قبل تعيين شده نباشند بي‌معني خواهند بود زيرا راهي براي اين كه تشخيص داده شود افراد در مسير مورد نظر حركت مي‌كنند (نتيجه وظايف كنترل) وجود ندارد مگر اين كه ابتدا جهت و مسير تلاش‌ها معلوم گردند (بخشي از وظايفه برنامه ريزي). برنامه ها معيارهايي را ايجاد مي كنند كه كنترل را ممكن و با معني مي سازند.
3- فراگير بودن[6]
برنامه ريزي وظيفه اي است براي همه مديران، هرچند ويژگي و عمق برنامه ريزي ها با توجه به اختيارات هر مدير و ماهيت خط مشي ها و برنامه هاي سازمان از يكديگر متفاوتند. اگر به مديران ميزان معيني از صلاحديد و مسئوليت برنامه ريزي داده نشود، آن ها حقيقتاً مدير نيستند.به دليل اختيارات و جايگاه مديري در سازمان ممكن است برنامه‌ريزي بيشتر و مهم‌تري را در مقايسه با ساير مديران انجام دهد. و يا اين كه برنامه ريزي يك مدير ممكن است در مقايسه با برنامه ريزي هاي ديگر مديران اساسي تر بوده و براي بخش بزرگتري از سازمان كاربرد داشته باشد. درهر صورت همه مديران از مديران كل گرفته تا سرپرستان واحدهاي سازماني برنامه ريزي مي نمايند. در تحقيقاتي كه درباره رضايت شغلي مديران انجام گرفته است يكي از عوامل اصلي درموفقيت سرپرستان واحدها ميزان توانايي شان براي برنامه ريزي ذكر شده است. مديريت يعني وظايف مديريت و برنامه ريزي يكي از وظايف مديريت است. برنامه ريزي صرفاً براي يك بار وهميشه انجام نمي گيرد بلكه به عنوان يكي از فرايندهاي مديريت هميشه بايد جزو لاينفك كارهاي مديران باشد. هر برنامه اي كه امروز پاسخگوي نيازهاست به احتمال خيلي زياد فردا به علت تغيير شرايط پاسخگو نخواهد بود و بايد دوباره مورد بررسي و بهبود قرار گيرند.
4- كارآيي برنامه ها[7]
اثربخش بودن يك برنامه را مي توان در ارتباط با ميزاني كه مقاصد و اهداف تحقق مي يابند مورد سنجش قرار داد. از طرف ديگر كارآيي يك برنامه به هزينه هاي ساختن برنامه ها و اجرا آن ها در رسيدن به اهداف اشاره مي كنند. يك برنامه ممكن است نيل به اهداف را ميسر سازد وليكن با هزينه هاي غير ضروري و زياد. تعدادي از مديران برنامه هايي را به اجرا در آورده اند كه هزينه هايشان فراتر از منافعي است كه برنامه ها مي توانستند حاصل نمايند.
كارايي برنامه ها صرفاً در ارتباط با هزينه ها، سود يا حجم توليد سنجيده نمي شوند بلكه ميزان پذيرش و خشنودي افراد و گروه ها نيز مي بايستي در نظر گرفته شود. بنابراين برنامه ها حتي مي توانند دسترسي به اهداف را غير ممكن سازند چنان چه ميزان پذيرش و خشنودي با برنامه ها كم باشد و افراد و گروه ها در مقابل آن ها مقاومت نشان دهند.
منبع:
هدف گزيني و برنامه ريزي در سازمان هاي بازرگاني ، دکتر سید عباس میر ابراهیم اصفهانی ،سخن گستر،مهرماه1386
[1]- planning
[2]- managerial innovation
[3]- planning nature
[4]- planning primacy
[5]- siamme’s twin of management
[6]- planning pervasiveness
[7]- Plan’s efficiency
(برنامه ریزی)
محقق : مهدی صادقی کارشناس فناوری اطلاعات
مقدمه
مديريت عضوي از يك نهاد است و نهاد خواه يك شركت خصوصي بازرگاني و يا يك اداره دولتي به نوبه خود عضوي از يك جامعه است. نهادها براي ارائه ي خدمات خاصي تشكيل مي‌گردند تا سهمي در رفاه جامعه داشته باشند و بنابراين بايد وظايف اجتماعي خاصي را انجام دهند.
مديريت را كاملاً نمي توان درك نمود مگر در ارتباط با ابعاد عملكردي اش وتوقعاتي كه از آن درباره عملكرد انتظار مي رود. وظايف مديريت علت وجودي و تعيين كننده كارهايش و پايه اختيارات و مشروعيتش است. بنابراين مديريت را بايد از طريق وظايفش تعريف نمود. در راس اين وظايف برنامه ريزي است. در محيط هاي بازرگاني كنوني مديران همزمان با سه چالش در برنامه ريزي روبرويند:
اول اين كه، آن ها بايستي تلاش نمايند تا از گذشته درس بگيرند. بسياري از اموري كه درگذشته درست يا اشتباه انجام گرفته اند مي توانند در حال حاضر راهنمايي براي انجام دادن كارهاي فعلي باشند.
دوم اين كه، مديران مي بايستي با گوش و چشم باز به دقت علايم و نشانه هاي حال حاضر را زير نظر داشته باشند. مانند نشانه هايي از رقبا، مشتريان و قوانين و مقررات دولتي. محيط هاي بازرگاني امروز پويا هستند. برمديران واجب است كه برنامه هايشان را انعطاف پذيرتر طراحي نمايند تا در آينده بتوانند به تغييرات واكنش نشان دهند.
و سوم اين كه، مديران بايد درباره آينده فكر نموده و برنامه بريزند. تركيب همزمان اين سه ديدگاه متفاوت زماني است (گذشته، حال و آينده) كه برنامه ريزي را يكي از چالش انگيزترين وظايف مديريتي ساخته است و ساير وظايف مديران را تحت تاثير قرار مي دهد.
برنامه ريزي[1]
يكي از ضروري ترين وظايف مديران براي خلق محيط سازماني كه در آن علمكرد اعضا سازمان ثمربخش مي گردد اين است كه ابتدا اطمينان حاصل نماييد همه اعضا سازمان نخست رسالت سازمان وسپس اهداف گروه كاري و نيز روش هاي دست يافتن به آن ها را كاملاً درك نموده اند. تلاش هاي گروهي هنگامي ثمربخش مي گردند كه همه بدانند براي چه منظور و مقصودي كار مي كنند. اين كار، برنامه ريزي است. يكي از اساسي ترين وظايف مديريتي. برنامه ريزي يا انتخاب اهداف و روش هاي دست يافتن به آن ها آغاز مي گردد، بنابراين شامل تصميم گيري است. برنامه ريزي رويكردي است منطقي براي تحقق اهدافي كه از قبل مشخص شده اند. همچنين برنامه ريزي ارتباط تنگاتنگي با ابتكار مديريتي[2] دارد.
برنامه ريزي پلي است ميان شرايط فعلي و شرايط آتي مورد نظر.
برنامه ريزي باعث وقوع مسائلي مي شود كه در غياب آن امكان بروز آن ها وجود ندارد. با وجودي كه به ندرت مي توانيم آينده را به طور دقيق پيش گويي نماييم و با وجودي كه عوامل خارج از كنترل سازمان هر نوع برنامه اي را تحت شعاع قرار مي دهند اما اگر برنامه اي نداشته باشيم به اين معني است كه همه چيز را به شانس وا قبال سپرده ايم.
برنامه ريزي يك فرايند فكري است و لازم اين است كه با آگاهي اقدامات آينده سازمان را مشخص نموده و تصميمات را بر پايه اهداف، ملزومات و برآوردها اتخاذ نماييم.
ماهيت برنامه ريزي[3]
ماهيت ذاتي برنامه ريزي با بررسي چهار ويژگي اصلي اش روشن مي شود: 1- سهم آن در آرمان و اهداف سازمان، 2- اولويت آن در ميان وظايف مديران، 3- فراگير بودن و 4- كارآمدي برنامه ها.
1- سهم برنامه ريزي براي آرمان و اهداف
در واقع هر برنامه جامع سازماني و برنامه هاي پشتيبانيش روشهاييند كه دست يافتن به آرمان و اهداف سازمان را ميسّر مي سازند. برنامه ريزي واژه اي است كه از ماهيت يك نهاد سازمان يافته سرچشمه گرفته است. يك نهاد سازمان يافته هنگامي شكل مي گيرد كه گروه‌هايي از طريق همكاري تعبدي براي رسيدن به اهداف معيني با يكديگر كار مي كنند. نقش برنامه ريزي در اينجا ارايه روش ها و اقدماتي است كه بايد انجام گيرند تا تحقق به اهداف ميسّر گردد.
2- اولويت برنامه ريزي[4]
با توجه به نمودار 1-1 از آن جايي كه عمليات مديريتي در وظايف سازماندهي ، رهبري و كنترل به گونه طراحي مي گردند تا به تحقق اهداف سازمان كمك كنند، قاعدتاً انجام برنامه ريزي با توجه به ماهيت آن از ساير وظايف مديريتي در اولويت قرار مي گيرد. هر چند در عمل همه وظايف مديريتي در غالب سيستمي از اقدامات با يكديگر ادغام مي گردند لكن برنامه ريزي منحصر به فرد است زيرا كار و تلاش گروهي را هدفمند مي سازد.
علاوه بر اين پس از آن كه مديران برنامه ريزي نمودند سپس مي توانند تشخيص دهند چه نوع از ارتباطات سازماني و صلاحيت هايي مورد نيازند و چگونه كاركنان هدايت شوند و نيز چه روش هايي كنترلي مي بايستي اعمال گردند. و البته مديران با پيروي از اصول كلي برنامه ريزي مي توانند ديگر وظايف مديريتي را با اثربخشي و كارآيي انجام دهند.
چه ساختار سازماني بايد داشته باشيم
كمك مي كند تا بدانيم
اثر می گذار بر شيوه رهبري
چگونه با بيشترين اثربخشي افراد را رهبري كنيم
به منظور تضمين موفقيت برنامه ها
به وسيله تهيه معيارهاي كنترل
چه نوع افرادي نيازمنديم
برنامه ها
اهداف و
چگونگي تحقق آن‌ها
ضرورت براي تصميم گيري
نمودار 1-1. برنامه ها به عنوان پايه و اساس مدیریت
برنامه ريزي و كنترل وظايفي اند كه از يكديگر جدا ناپذيرند. اين دو را دوقلوهاي سيامي[5] يا دوقلوهاي به هم چسبيده مديريت مي خوانند (نمودار 2-1).
برنامه های جدید
هيچ گونه انحراف ناخواسته از برنامه‌ها
اعمال كنترلمقايسه برنامه ها با نتايج
اجراء برنامه ها
برنامه ريزي
اقدامات اصلاحي
نمودار 2-1. رابطه نزديك برنامه ريزي و كنترل
هر سعي و تلاش براي اعمال كنترل چنان چه بر پايه برنامه ها و اهداف از قبل تعيين شده نباشند بي‌معني خواهند بود زيرا راهي براي اين كه تشخيص داده شود افراد در مسير مورد نظر حركت مي‌كنند (نتيجه وظايف كنترل) وجود ندارد مگر اين كه ابتدا جهت و مسير تلاش‌ها معلوم گردند (بخشي از وظايفه برنامه ريزي). برنامه ها معيارهايي را ايجاد مي كنند كه كنترل را ممكن و با معني مي سازند.
3- فراگير بودن[6]
برنامه ريزي وظيفه اي است براي همه مديران، هرچند ويژگي و عمق برنامه ريزي ها با توجه به اختيارات هر مدير و ماهيت خط مشي ها و برنامه هاي سازمان از يكديگر متفاوتند. اگر به مديران ميزان معيني از صلاحديد و مسئوليت برنامه ريزي داده نشود، آن ها حقيقتاً مدير نيستند.به دليل اختيارات و جايگاه مديري در سازمان ممكن است برنامه‌ريزي بيشتر و مهم‌تري را در مقايسه با ساير مديران انجام دهد. و يا اين كه برنامه ريزي يك مدير ممكن است در مقايسه با برنامه ريزي هاي ديگر مديران اساسي تر بوده و براي بخش بزرگتري از سازمان كاربرد داشته باشد. درهر صورت همه مديران از مديران كل گرفته تا سرپرستان واحدهاي سازماني برنامه ريزي مي نمايند. در تحقيقاتي كه درباره رضايت شغلي مديران انجام گرفته است يكي از عوامل اصلي درموفقيت سرپرستان واحدها ميزان توانايي شان براي برنامه ريزي ذكر شده است. مديريت يعني وظايف مديريت و برنامه ريزي يكي از وظايف مديريت است. برنامه ريزي صرفاً براي يك بار وهميشه انجام نمي گيرد بلكه به عنوان يكي از فرايندهاي مديريت هميشه بايد جزو لاينفك كارهاي مديران باشد. هر برنامه اي كه امروز پاسخگوي نيازهاست به احتمال خيلي زياد فردا به علت تغيير شرايط پاسخگو نخواهد بود و بايد دوباره مورد بررسي و بهبود قرار گيرند.
4- كارآيي برنامه ها[7]
اثربخش بودن يك برنامه را مي توان در ارتباط با ميزاني كه مقاصد و اهداف تحقق مي يابند مورد سنجش قرار داد. از طرف ديگر كارآيي يك برنامه به هزينه هاي ساختن برنامه ها و اجرا آن ها در رسيدن به اهداف اشاره مي كنند. يك برنامه ممكن است نيل به اهداف را ميسر سازد وليكن با هزينه هاي غير ضروري و زياد. تعدادي از مديران برنامه هايي را به اجرا در آورده اند كه هزينه هايشان فراتر از منافعي است كه برنامه ها مي توانستند حاصل نمايند.
كارايي برنامه ها صرفاً در ارتباط با هزينه ها، سود يا حجم توليد سنجيده نمي شوند بلكه ميزان پذيرش و خشنودي افراد و گروه ها نيز مي بايستي در نظر گرفته شود. بنابراين برنامه ها حتي مي توانند دسترسي به اهداف را غير ممكن سازند چنان چه ميزان پذيرش و خشنودي با برنامه ها كم باشد و افراد و گروه ها در مقابل آن ها مقاومت نشان دهند.
منبع:
هدف گزيني و برنامه ريزي در سازمان هاي بازرگاني ، دکتر سید عباس میر ابراهیم اصفهانی ،سخن گستر،مهرماه1386
[1]- planning
[2]- managerial innovation
[3]- planning nature
[4]- planning primacy
[5]- siamme’s twin of management
[6]- planning pervasiveness
[7]- Plan’s efficiency
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر